Was bedeutet eigentlich Unternehmensprozess-Management?

Was bedeutet eigentlich Unternehmensprozess-Management?

Im digitalen Zeitalter wird “Verwalten, Zuweisen und Kontrollieren” als Unternehmensprozess-Management definiert und mit Hilfe einer BPM Software (Business Process Management Software) durchgeführt. Aber wissen Sie wirklich, wie umfassend das möglich gemacht wird?

“Alles unter Kontrolle” ist mehr als nur ein Schlagwort geworden, eine Phrase, die jeder Manager häufig benutzt. In einem Unternehmen mit einer Vielzahl an Mitarbeitern, von denen oftmals viele ausser Haus der Arbeit nachgehen, alles im Griff zu halten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.

Wir wissen, dass jedes Unternehmen eine eigene Welt ist. Sie werden unterschiedlich geführt und organisiert.  Jeder Chef hat es irgendwie geschafft, ein geeinigtes Vorgehen zu einzuführen, mit dem er die Kontrolle behält.  Aber können wir wirklich alles kontrollieren, ohne ein wesentliches Detail zu verpassen?

Unternehmensprozess-Management oder Business Process Management kann als eine Managementdisziplin definiert werden, die sich aus Methodik und Technologie zusammensetzt, mit dem Ziel, die Leistung (Effizienz und Effektivität) und die Optimierung der Geschäftsprozesse einer Organisation zu verbessern.

Auf die eine oder andere Weise hat jedes Unternehmen einen “Workflow”- oder eine “Prozessbeschreibung”. Oftmals ist man sich diesem aber nicht wirklich bewusst. Beispielshaft hat ein Getränkeauslieferungs-Unternehmen seinen eigenen Workflow wie folgt:

  1. Der Kundedienst erfasst Bestellungen
  2. Sendet die Bestellung an das Lager
  3. Im Lager wird die Auslieferung vorbereitet und auf den Lastwagen geladen
  4. Lieferscheine mit allen Lieferungen werden gedruckt
  5. Der Disponent erstellt einen Einsatzplanung verwaltet die Touren (mittels RoutenOptimierung)
  6. Der Speditionsmitarbeiter liefert die Getränke und lässt den Lieferschein unterzeichnen
  7. Der Lieferschein wir der Administration übergeben
  8. Die Administration bereitet die Rechnung vor
  9. Der Kundendienst fakturiert und stellt das Inkasso sicher.

In diesem Fall haben wir für die Durchführung des Arbeitsprozesses 5 verschiedene Personen gearbeitet, Kosten für Papier generiert und Zeit für die Übergabe und Prüfung der Dokumente aufgewendet.

Wenn mehrere Personen als  Team zusammen arbeiten und dabei  Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in Papierform generiert werden, wovon einige auch handschriftlich erfasst wurden, besteht ein hohes Fehlerrisiko. Ohne effizient zu wissen, wo dabei ein Fehler aufgetreten ist, entsteht ein hoher personellen und zeitlichen Aufwand zur Korrektur.

Mit einer Plattform, welche die Unternehmensprozesse oder das Business Process Management digitalisiert und verwaltet, werden Kosten und Zeit gespart sowie die Kundentreue sichergestellt. Da wir nun den Prozess verfolgen können (Tracking Software),  kennen wir den Status in welchem er sich befindet. Damit können wir die Zwischenfälle rechtzeitig erkennen und haben genügend Zeit, diese zu lösen.

Work&Track Mobile ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über Ihr Unternehmen zu erhalten. Wissen, wer was tut, wie er es tut und wohin er gehen muss, um es zu tun, ist entscheidend. Durch die Erstellung von online Formularen (z.B. zur Nutzung auf dem Smartphone) stellen Sie sicher, dass jeder Prozess oder jede Aufgabe auf die gleiche Art und Weise durchgeführt wird.  Sie definieren die erforderlichen Aktionen und Informationen: Unterschrift, Foto, E-Mail oder Dateien, und das alles fehlerfrei und in Echtzeit.

Auf der anderen Seite werden die Mitarbeiter im Prozess in der Lage sein, ihren Kollegen Aufgaben zuzuweisen, deren korrekte Ausführung zu überprüfen, Probleme zu lösen und den korrekten Ablauf des Arbeitsprozesses zu kontrollieren.

Mit Work&Track Mobile haben Sie alle Informationen auf Knopfdruck zur Hand. Ein Schlüsselinstrument, um durch die Digitalisierung Ihrer Arbeitsweise die Kontrolle über Ihr Unternehmen zu behalten.

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