Paperless office: Qué es y cómo implantarlo en tu negocio

Paperless office: Qué es y cómo implantarlo en tu negocio

El paperless office es una tendencia innovadora que actualmente encontramos en la gestión de cualquier negocio u organización que permite disponer de toda la información relevante en formato digital. Su objetivo es reducir y eliminar el papel en todas las acciones y procesos en que se pueda realizar. También es conocido como “la oficina sin papel”, dematerialización, virtualización, o digitalización.

El término se popularizó en los años 40 cuando se dio a conocer la idea de la oficina del futuro. Con la llegada de los PCs esta filosofía tomó un gran impulso, pero los modernos y asequibles sistemas de impresión y fotocopiado que en aquellos momentos se lanzaron al mercado causaron el efecto contrario en las oficinas. Sin embargo, con la llegada de internet y el correo electrónico esta tendencia volvió a recobrar toda su fuerza.

 

Beneficios del paperless office

 

Algunos de los beneficios de eliminar el papel son:

• Menor necesidad de espacio físico para el almacenamiento.
• Sostenibilidad. Evitar el papel ayuda a producir menos basura y preservar el medio ambiente contribuyendo a a la reducción de la tala forestal para su producción.
• La información digital se puede gestionar más rápido y ser consultada en tiempo real.
• La colaboración en los datos y documentos digitales es más fácil.
• Se pierde menos tiempo en la búsqueda de documentos o información.
• Se elimina la cantidad de versiones de documentos y se reduce el riesgo de cometer errores humanos.
• Se puede facturar de forma digital (más rápido, sencillo y seguro).
• La seguridad de los datos es más estricta.

Las ventajas de la oficina sin papeles únicamente se producen cuando se usa una plataforma digital bien diseñada. La eliminación del papel solo será posible mediante la adopción de herramientas que recopilen, verifiquen y muevan información en todas las áreas de la empresa de forma digital. 

 

Desafíos del paperless

 

Aunque la oficina sin papel está llegando a miles de empresas, los principales desafíos siguen siendo parte de este viaje. Algunas administraciones aún no están preparadas para abolir el uso del papel, ya que aún muchos documentos han de ser presentados en formato físico.

 

¿Cómo implantar paperless en mi negocio?

 

La falta de organización en muchos negocios lleva a que se malgasten numerosas cantidades de papel cada día. A rasgos generales, las empresas suelen malgastan el 40% del papel que utilizan en sus oficinas y solo el 10% de ellas disponen de una política para el ahorro de papel

Sumarse a la filosofía “paperless” y convertir tu negocio en una empresa ecofriendly, en un negocio sostenible que se preocupa por cuidar el medio ambiente empezando por el ahorro de papel es muy fácil.

Si tu empresa dispone de personal en movilidad que trabaja fuera de la oficina, la plataforma de gestión del field service Work&Track Mobile te ayudará a ello. Esta herramienta permite planificar de forma inteligente la actividad de los técnicos o conductores, despacharla a sus dispositivos móviles a través de órdenes de trabajo digitales, escanear códigos y optimizar rutas, entre otras muchas funcionalidades, sin necesidad de utilizar papel, con el consiguiente ahorro. 

¿Te gustaría probarlo? Hoy mismo puedes optimizar tus operaciones y dejar de lado el papel. Consigue tu demo gratuita aquí y empieza ya a ahorrar tiempo y dinero.

 

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